Arrivo e trasferimenti

All'arrivo a destinazione il gruppo viene assistito durante le formalità aeroportuali, il ritiro dei bagagli e il trasferimento verso la struttura assegnata.

I tempi necessari per raggiungere il campus o la sistemazione possono variare in base all'aeroporto di arrivo, al traffico, alla distanza dalla struttura e all'organizzazione dei gruppi.

Cosa succede dopo l'atterraggio

Dopo l'arrivo, il gruppo rimane unito e segue le indicazioni del Capogruppo.

Le operazioni possono comprendere:

• controllo dei documenti e formalità di frontiera;
• eventuale controllo doganale;
• ritiro dei bagagli;
• segnalazione di bagagli smarriti o danneggiati;
• incontro con il rappresentante locale;
• accompagnamento al pullman o al mezzo riservato;
• trasferimento verso la struttura.

È importante non allontanarsi dal gruppo e non uscire autonomamente dall'aeroporto.

Controlli di frontiera

Per alcune destinazioni, in particolare Regno Unito, Stati Uniti e Canada, prima di ritirare il bagaglio è necessario superare i controlli di frontiera.

Durante il controllo potrebbe essere richiesto di mostrare:

• passaporto o documento valido per il viaggio;
• autorizzazione elettronica prevista dalla destinazione;
• carta d'imbarco;
• indirizzo della struttura ospitante;
• informazioni relative alla durata e allo scopo del soggiorno;
• eventuale documentazione aggiuntiva.

I dati del campus, della struttura ospitante e i contatti di riferimento saranno disponibili nell'area personale MyStudyTours.

Tieni il documento di viaggio nel bagaglio a mano e segui sempre le indicazioni del Capogruppo e delle autorità aeroportuali.

Durante il controllo

Rispondi con calma e in modo semplice alle eventuali domande delle autorità.

Non utilizzare il telefono e non scattare fotografie nelle aree in cui è vietato. Il Capogruppo può fornire assistenza organizzativa, ma i controlli e la decisione relativa all'ingresso nel Paese spettano esclusivamente alle autorità di frontiera.

Ritiro dei bagagli

Dopo i controlli, il gruppo raggiunge l'area di riconsegna bagagli.

Prima di lasciare il nastro:

• controlla che la valigia sia effettivamente la tua;
• verifica che non presenti danni evidenti;
• assicurati di aver ritirato tutti i tuoi bagagli;
• non prendere una valigia soltanto perché simile alla tua;
• avvisa immediatamente il Capogruppo in caso di problemi.

È utile riconoscere la valigia mediante un'etichetta, un nastro o un altro elemento distintivo.

Bagaglio non arrivato o danneggiato

Se il bagaglio non viene riconsegnato, arriva danneggiato oppure è stato scambiato, informa subito il Capogruppo.

La segnalazione deve essere effettuata presso l'ufficio Lost & Found prima di lasciare l'area aeroportuale. Generalmente sarà necessario compilare il PIR – Property Irregularity Report.

Conserva:

• il PIR;
• la ricevuta del bagaglio consegnato al check-in;
• la carta d'imbarco;
• eventuali ricevute relative all'acquisto di beni di prima necessità.

La documentazione relativa agli acquisti può essere necessaria per presentare un'eventuale richiesta alla compagnia aerea. Il resto del gruppo potrebbe dover attendere il tempo necessario per completare la segnalazione.

Per maggiori informazioni consulta la pagina Bagagli e preparazione della valigia.

Il rappresentante all'arrivo

Una volta ritirati i bagagli ed espletate le formalità aeroportuali, il gruppo incontra il rappresentante locale o il personale incaricato dell'accoglienza.

Il rappresentante assiste il Capogruppo nell'organizzazione dell'uscita dall'aeroporto e accompagna i partecipanti verso il pullman o il mezzo previsto per il trasferimento.

In alcuni aeroporti il rappresentante può attendere il gruppo nella zona arrivi con un cartello identificativo. Le modalità possono cambiare in base alla destinazione e all'organizzazione locale.

Il partecipante deve comunque rimanere con il proprio Capogruppo e non cercare autonomamente il mezzo di trasferimento.

Trasferimento in pullman

Il trasferimento dall'aeroporto alla struttura viene normalmente effettuato con un pullman o un altro mezzo riservato al gruppo.

La durata del tragitto dipende da:

• aeroporto di arrivo;
• distanza dalla struttura;
• condizioni del traffico;
• eventuali soste;
• organizzazione di più gruppi o voli;
• necessità operative legate agli arrivi.

Gli orari comunicati sono pertanto indicativi.

Prima di salire sul pullman

Prima della partenza del mezzo:

• segui le indicazioni del Capogruppo;
• attendi che venga completato l'appello;
• controlla che la tua valigia venga caricata;
• porta con te sul pullman il bagaglio a mano;
• non lasciare documenti, medicinali o oggetti di valore nella valigia caricata nel vano bagagli.

Ogni partecipante deve accertarsi che il proprio bagaglio sia stato effettivamente imbarcato sul pullman. Non caricare o scaricare autonomamente la valigia quando il conducente o il personale incaricato sta organizzando il vano bagagli.

Durante il trasferimento

Durante il viaggio:

• rimani seduto;
• utilizza la cintura di sicurezza, quando disponibile;
• non cambiare posto mentre il mezzo è in movimento;
• non ostruire il corridoio;
• non lasciare rifiuti;
• rispetta il conducente e gli altri passeggeri;
• segui le indicazioni del Capogruppo;
• avvisa subito in caso di malessere.

Tieni a portata di mano:

• documento di viaggio;
• telefono;
• medicinali indispensabili;
• una bottiglia d'acqua;
• una felpa o un capo leggero;
• gli oggetti necessari durante il tragitto.

Non lasciare sul pullman denaro, documenti, telefono o altri oggetti di valore quando scendi dal mezzo.

È possibile dover attendere in aeroporto?

Sì. In alcune occasioni il pullman può essere organizzato per partecipanti provenienti da voli diversi.

Potrebbe quindi essere necessario attendere:

• l'arrivo di un altro volo;
• il completamento dei controlli di frontiera;
• la riconsegna dei bagagli;
• la compilazione di una pratica per un bagaglio smarrito;
• l'arrivo del mezzo;
• il completamento dell'appello.

Il gruppo rimane assistito dal Capogruppo durante l'attesa.

Ritardi del volo

In caso di ritardo del volo, StudyTours e i referenti locali aggiornano l'organizzazione del trasferimento sulla base del nuovo orario di arrivo.

Non è necessario che il partecipante o la famiglia organizzino autonomamente un mezzo alternativo, salvo diversa indicazione espressa da StudyTours.

Una volta atterrato, il partecipante deve:

• rimanere con il gruppo;
• seguire le indicazioni del Capogruppo;
• non prendere taxi, autobus o altri mezzi autonomamente;
• non raggiungere la struttura per conto proprio.

Arrivo in campus

All'arrivo in campus il gruppo viene accolto dallo staff della struttura e accompagnato nelle prime attività di sistemazione.

A seconda dell'orario, possono essere previste:

• registrazione dei partecipanti;
• consegna delle chiavi o delle tessere di accesso;
• assegnazione delle camere;
• comunicazione delle regole principali;
• indicazione degli orari dei pasti;
• presentazione degli spazi comuni;
• primo incontro con lo staff;
• orientation tour.

Quando l'orario di arrivo e le condizioni lo consentono, lo staff può organizzare un tour per aiutare gli studenti a familiarizzare con il campus o con la zona circostante.

L'assegnazione delle camere e la consegna delle chiavi possono richiedere del tempo, soprattutto quando arrivano contemporaneamente più gruppi. Per saperne di più sulla quotidianità in struttura consulta la pagina Vita nel campus.

Orario di check-in

Ogni struttura stabilisce un proprio orario di check-in.

Se il gruppo arriva prima che le camere siano disponibili, potrebbe essere necessario:

• attendere negli spazi comuni;
• lasciare temporaneamente i bagagli in un'area dedicata;
• partecipare a un'attività introduttiva;
• consumare un pasto;
• effettuare un primo tour della struttura.

L'orario esatto e le modalità di accesso saranno indicati, quando disponibili, nella sezione La tua sistemazione di MyStudyTours.

Pasti nel giorno di arrivo

Il trattamento previsto dal programma inizia all'arrivo presso la struttura.

Il primo pasto effettivamente disponibile dipende tuttavia:

• dall'orario di arrivo;
• dagli orari della mensa;
• dalle condizioni del volo;
• dalla durata del trasferimento;
• dall'organizzazione della struttura.

In caso di arrivo particolarmente anticipato o tardivo, può essere prevista una soluzione differente secondo l'organizzazione locale.

Per questo motivo è consigliabile avere nel bagaglio a mano un piccolo snack adatto al viaggio, tenendo conto delle restrizioni doganali sulla possibilità di introdurre alimenti nel Paese di destinazione.

Deposito cauzionale e consegna delle chiavi

Alcune strutture possono richiedere un deposito cauzionale al momento della consegna della chiave o della tessera della camera.

L'importo e le modalità di versamento variano in base al campus e saranno indicati nei dettagli della tua sistemazione su MyStudyTours. Ti ricordiamo di avere la cifra richiesta in valuta locale: le chiavi delle camere non potranno essere consegnate fino al versamento della cauzione.

Il deposito viene normalmente restituito alla partenza se:

• non sono stati arrecati danni;
• la camera viene lasciata nelle condizioni richieste;
• la chiave o la tessera viene riconsegnata.

In alcune strutture il deposito può arrivare a importi differenti e lo smarrimento della chiave può comportare un addebito.

Arrivo in famiglia ospitante

Per i programmi con sistemazione in famiglia, le modalità di arrivo possono variare in base alla destinazione.

Il trasferimento può prevedere:

• accompagnamento diretto;
• arrivo presso un punto di incontro;
• suddivisione del gruppo su più mezzi;
• incontro con la famiglia o con un referente locale;
• un ulteriore trasferimento dopo l'arrivo del pullman principale.

Le informazioni specifiche saranno comunicate in MyStudyTours o dal Capogruppo. Il partecipante non deve allontanarsi dal gruppo né raggiungere autonomamente la famiglia ospitante.

All'arrivo è utile verificare con la famiglia:

• la propria camera;
• gli spazi utilizzabili;
• gli orari dei pasti;
• le regole della casa;
• le modalità di accesso;
• il tragitto per raggiungere il punto di incontro, la scuola o il gruppo;
• i recapiti da utilizzare in caso di necessità.

Il primo contatto con la famiglia

È normale che il primo incontro richieda un breve periodo di adattamento.

Il partecipante è invitato a:

• presentarsi con educazione;
• ascoltare le regole della casa;
• chiedere chiarimenti quando qualcosa non è chiaro;
• informare la famiglia di allergie o necessità già comunicate;
• rivolgersi al Capogruppo in caso di difficoltà.

Eventuali problemi non devono essere gestiti autonomamente o soltanto tramite i genitori in Italia: il Capogruppo deve essere informato per poter verificare la situazione e intervenire sul posto.

Quando avvisare la famiglia in Italia

Dopo l'arrivo può essere necessario del tempo prima che lo studente riesca a telefonare o inviare un messaggio.

I tempi possono dipendere da:

• controlli di frontiera;
• ritiro dei bagagli;
• trasferimento;
• registrazione presso la struttura;
• assegnazione delle camere;
• disponibilità della rete telefonica o Wi-Fi;
• indicazioni del Capogruppo.

Informazioni disponibili su MyStudyTours

Prima della partenza consulta le sezioni di MyStudyTours dedicate al tuo soggiorno.

Il tuo viaggio

Qui saranno riportati, quando disponibili:

• volo assegnato;
• aeroporto di arrivo;
• orari;
• eventuali coincidenze;
• informazioni operative sul viaggio.

La tua sistemazione

Qui potrai trovare:

• nome e indirizzo della struttura;
• recapiti di riferimento;
• tipologia di sistemazione;
• orario di check-in;
• servizi disponibili;
• dotazioni della camera;
• informazioni specifiche sull'arrivo.

Conosci il tuo Capogruppo

Una volta effettuata l'assegnazione, saranno disponibili la fotografia e i recapiti del Capogruppo.

Cosa tenere nel bagaglio a mano durante l'arrivo

Per affrontare le procedure aeroportuali e il trasferimento porta nel bagaglio a mano:

• documento di viaggio;
• eventuali autorizzazioni elettroniche;
• carta d'imbarco;
• copia dei dati della struttura;
• telefono e caricabatterie;
• medicinali indispensabili;
• un piccolo cambio;
• una felpa;
• acqua acquistata dopo i controlli, quando consentito;
• uno snack adatto al viaggio;
• penna;
• eventuale documentazione medica.

Documenti e medicinali indispensabili non devono essere inseriti nel bagaglio da stiva. Per maggiori dettagli consulta la pagina Bagagli e preparazione della valigia.

Regole importanti

Durante l'arrivo e il trasferimento:

• non allontanarti mai dal gruppo;
• non prendere mezzi autonomamente;
• non affidare il bagaglio a persone non autorizzate;
• non lasciare documenti o oggetti di valore incustoditi;
• informa subito il Capogruppo in caso di problema;
• verifica che la valigia sia caricata sul mezzo;
• attendi l'appello prima di salire o scendere;
• rispetta gli orari indicati;
• segui le disposizioni del personale aeroportuale e locale.

Per conoscere le regole valide durante tutto il soggiorno consulta la pagina Sicurezza e regole.