Convocazione di viaggio

La convocazione di viaggio contiene tutte le informazioni operative necessarie per la partenza e il rientro. All'interno troverai i dettagli del volo, il punto di ritrovo, gli orari di convocazione, le informazioni sul bagaglio e il recapito di assistenza da utilizzare il giorno della partenza.

Ti invitiamo a leggere attentamente la convocazione e a verificare che tutte le informazioni siano corrette. Gli orari indicati sono tassativi ed è richiesta la massima puntualità.

Quando sarà disponibile

La convocazione sarà pubblicata nella sezione Il Tuo Viaggio di MyStudyTours, una volta completata l'assegnazione del volo e definiti gli ultimi dettagli operativi.

Ti consigliamo di consultare regolarmente MyStudyTours nei giorni precedenti la partenza, poiché eventuali aggiornamenti del vettore aereo o dell'organizzazione del viaggio saranno riportati direttamente nella tua area personale.

Dove trovarla

Accedi a MyStudyTours e consulta la sezione Il Tuo Viaggio. Qui saranno disponibili:

• aeroporto o città di partenza;
• data del viaggio;
• orario di convocazione;
• punto di ritrovo;
• dettagli del volo;
• recapito di assistenza;
• bagaglio consentito dal vettore;
• eventuali comunicazioni operative.

Come leggere la convocazione

Città e aeroporto di partenza

Verifica che la città e l'aeroporto di partenza corrispondano a quelli previsti dal tuo programma di viaggio. In caso di anomalie o dati non corretti, contatta tempestivamente StudyTours.

Orario del volo

L'orario del volo indica la partenza prevista dell'aeromobile. Non corrisponde all'orario in cui dovrai presentarti in aeroporto.

Orario di convocazione

L'orario di convocazione indica quando dovrai essere presente al punto di ritrovo. È fondamentale rispettare questo orario.

Il tempo previsto consente al personale StudyTours di organizzare l'accoglienza del gruppo e di completare tutte le operazioni aeroportuali prima dell'imbarco. In caso di ritardo, contatta immediatamente il recapito indicato nella convocazione.

Punto di ritrovo

La convocazione indica il luogo esatto in cui incontrare il personale StudyTours. Le indicazioni possono comprendere:

• terminal;
• area partenze;
• ingresso;
• banco o punto di ritrovo;
• eventuali riferimenti utili.

Arrivo al punto di ritrovo

Una volta arrivato al punto di ritrovo indicato nella convocazione, il partecipante dovrà individuare il personale StudyTours e comunicare la propria presenza.

È importante non allontanarsi e non lasciare il punto di ritrovo senza aver preso contatto con il personale incaricato.

Chi troverai in aeroporto

Ogni gruppo è affidato a un Capogruppo StudyTours.

Negli aeroporti di Milano e Roma è normalmente presente anche un assistente aeroportuale StudyTours, incaricato di supportare le operazioni di accoglienza. In occasione di alcune partenze, l'assistenza aeroportuale potrà essere prevista anche in altri aeroporti.

L'eventuale presenza dell'assistente sarà sempre indicata nella sezione Il Tuo Viaggio di MyStudyTours.

Prima di lasciare il partecipante

Il genitore (o l'adulto accompagnatore) dovrà assicurarsi che il partecipante abbia:

• raggiunto il punto di ritrovo corretto;
• individuato il Capogruppo o l'assistente aeroportuale, quando presente;
• comunicato il proprio arrivo al personale StudyTours;
• ricevuto le prime indicazioni operative.

Ti chiediamo di non lasciare il partecipante in aeroporto prima che sia stato preso in carico dal personale StudyTours.

Consegna del materiale

Quando è prevista l'assistenza aeroportuale, i materiali saranno distribuiti dall'assistente aeroportuale e/o dal Capogruppo. Negli aeroporti in cui non è presente l'assistenza, la distribuzione sarà effettuata direttamente dal Capogruppo.

In base al programma di viaggio potranno essere consegnati:

• etichette bagaglio;
• eventuali gadget;
• materiali identificativi;
• documentazione operativa.

Durante le operazioni di partenza

Dopo essere stato preso in carico dal personale StudyTours, il partecipante dovrà:

• seguire sempre le indicazioni del Capogruppo;
• rimanere con il gruppo;
• prestare attenzione agli annunci aeroportuali;
• tenere sempre a portata di mano documento di viaggio e carta d'imbarco;
• presentarsi puntualmente ai controlli di sicurezza e al gate quando richiesto.

Numero di assistenza

Nella convocazione sarà riportato un recapito telefonico dedicato alle necessità operative del giorno della partenza. Il numero potrà essere utilizzato, ad esempio, per comunicare:

• ritardi;
• difficoltà nel raggiungere il punto di ritrovo;
• imprevisti durante il trasferimento verso l'aeroporto.

Bagagli

Le condizioni relative ai bagagli dipendono esclusivamente dalla compagnia aerea assegnata. Per questo motivo, nella sezione Il Tuo Viaggio di MyStudyTours troverai automaticamente le informazioni aggiornate relative al tuo volo, tra cui:

• numero dei bagagli consentiti;
• bagaglio a mano;
• bagaglio da stiva;
• peso massimo;
• dimensioni consentite;
• eventuali limitazioni previste dal vettore.

I limiti possono variare da una compagnia aerea all'altra. Verifica sempre quelli riportati nella tua convocazione prima della partenza.

Per tutte le informazioni generali su liquidi, power bank, oggetti vietati, etichette e gestione del bagaglio consulta la pagina Bagagli e valigia.

Biglietti e check-in

Biglietti

Le informazioni relative al volo saranno disponibili nella sezione Il Tuo Viaggio. Conserva sempre una copia del tuo itinerario anche sul telefono.

Check-in online

Le modalità di check-in possono variare in base alla compagnia aerea.

Carta d'imbarco

Conserva con cura la carta d'imbarco per tutta la durata del viaggio. Quando necessario, è consigliabile conservarne anche una fotografia.

Cosa portare il giorno della partenza

Prima di uscire di casa verifica di avere con te:

• documento di viaggio richiesto per la destinazione: non lasciarlo nel bagaglio;
• eventuali autorizzazioni elettroniche (ESTA, ETA o eTA, quando previste);
• documentazione richiesta per i minori;
• eventuali moduli richiesti da StudyTours;
• tessera sanitaria, se applicabile;
• certificati medici, se necessari;
• farmaci essenziali e salvavita nel bagaglio a mano.

Per i documenti richiesti in base alla destinazione consulta la pagina Documenti di viaggio.

Prima di partire: verifica la convocazione

Quando la convocazione sarà disponibile controlla attentamente:

• nome e cognome del partecipante;
• città e aeroporto di partenza;
• data del viaggio;
• orario di convocazione;
• punto di ritrovo;
• compagnia aerea;
• numero del volo;
• eventuali coincidenze;
• bagaglio consentito;
• recapito di assistenza;
• informazioni relative al rientro.

Se riscontri dati non corretti, contatta tempestivamente StudyTours.

Ritiro del minore al rientro

Il partecipante minorenne sarà affidato al genitore o alla persona autorizzata al ritiro.

Qualora il minore debba essere ritirato da una persona diversa da chi esercita la responsabilità genitoriale, dovrà essere inviata un'apposita delega. La documentazione dovrà pervenire a StudyTours almeno 48 ore prima dell'orario previsto di arrivo del volo.

La delega dovrà essere accompagnata da:

• copia del documento di identità del genitore delegante;
• copia del documento di identità della persona delegata.

La persona incaricata dovrà presentarsi con il documento originale utilizzato per la delega.

Allegati obbligatori

• copia del documento del genitore delegante;
• copia del documento della persona delegata.

Termine di invio

La documentazione dovrà essere inviata almeno 48 ore prima dell'arrivo del volo.

Dove inviare: prenotazioni@studytours.it