Il Capogruppo

Il Capogruppo StudyTours accompagna il gruppo dalla partenza dall'Italia fino al rientro ed è il principale punto di riferimento per studenti e famiglie durante tutta l'esperienza.

Segue il gruppo durante il viaggio, il soggiorno, le lezioni, le escursioni e le attività del tempo libero, collaborando con lo staff locale per garantire il corretto svolgimento del programma.

Chi è il Capogruppo

Il Capogruppo è una figura selezionata da StudyTours per accompagnare gli studenti durante tutta la vacanza studio.

È presente:

• durante la partenza dall'Italia;
• durante il viaggio;
• all'arrivo nella destinazione;
• durante il soggiorno;
• durante le escursioni e le attività;
• fino al rientro in Italia.

Per tutta la durata del programma rappresenta il principale riferimento del gruppo.

La formazione dei Capigruppo

I Capigruppo vengono selezionati e partecipano a un percorso formativo attraverso la StudyTours Academy, il programma dedicato alla preparazione delle figure che accompagnano gli studenti durante le vacanze studio.

La formazione affronta, tra gli altri, temi quali:

• organizzazione del viaggio;
• gestione del gruppo;
• procedure aeroportuali;
• sicurezza;
• comunicazione con studenti e famiglie;
• gestione delle emergenze;
• rapporti con scuole, campus e famiglie ospitanti;
• procedure assicurative;
• utilizzo degli strumenti operativi StudyTours.

L'obiettivo è fornire ai Capigruppo le competenze necessarie per gestire in modo efficace tutte le principali situazioni che possono verificarsi durante una vacanza studio.

Prima della partenza

Prima della partenza il Capogruppo riceve, attraverso i sistemi StudyTours, tutte le informazioni operative necessarie per la gestione del gruppo.

Tra queste possono rientrare:

• elenco dei partecipanti;
• dati anagrafici;
• recapiti dei genitori o dei referenti;
• voli e trasferimenti;
• sistemazioni assegnate;
• eventuali segnalazioni comunicate a StudyTours rilevanti per il viaggio e il soggiorno;
• informazioni utili alla corretta gestione del gruppo.

Le informazioni vengono trattate esclusivamente per finalità organizzative e assistenziali, nel rispetto della normativa vigente sulla protezione dei dati personali.

Il gruppo WhatsApp

Nei giorni che precedono la partenza viene generalmente creato un gruppo WhatsApp dedicato ai partecipanti.

Il gruppo permette di:

• condividere le ultime comunicazioni operative;
• facilitare il ritrovo in aeroporto;
• comunicare eventuali aggiornamenti;
• mantenere i contatti durante il viaggio.

Il gruppo è uno strumento organizzativo e deve essere utilizzato nel rispetto degli altri partecipanti, evitando messaggi non pertinenti o comportamenti inappropriati.

Cosa fa il Capogruppo

Durante il soggiorno il Capogruppo:

• accompagna gli studenti nelle diverse attività;
• verifica il corretto svolgimento del programma;
• collabora con la scuola, il campus e lo staff locale;
• assiste gli studenti nelle situazioni organizzative;
• aiuta i partecipanti ad ambientarsi;
• supporta gli studenti in caso di piccoli problemi quotidiani;
• mantiene i contatti con StudyTours quando necessario;
• coordina la gestione delle situazioni impreviste.

È inoltre il primo referente per qualsiasi esigenza organizzativa durante il soggiorno.

Quando rivolgersi al Capogruppo

Minori di 14 anni

Per i partecipanti di età inferiore ai 14 anni che viaggiano con il gruppo può essere necessaria la Dichiarazione di Accompagnamento, secondo quanto previsto dalla normativa italiana.

Una volta assegnato il Capogruppo, nella sezione Conosci il tuo Capogruppo di MyStudyTours saranno disponibili i dati necessari per completare la pratica presso la Questura, quando richiesta.

Per maggiori informazioni consulta la sezione Documenti di viaggio > Minori di 14 anni.

Il rispetto delle regole

Il Capogruppo accompagna gli studenti durante tutto il soggiorno e verifica il rispetto delle regole previste da:

• StudyTours;
• scuola;
• campus;
• famiglia ospitante;
• strutture visitate;
• autorità locali.

Ogni partecipante è tenuto a mantenere un comportamento corretto, responsabile e rispettoso nei confronti degli altri studenti, dello staff, delle strutture e delle persone che lo ospitano.

Il mancato rispetto delle regole può comportare richiami disciplinari e, nei casi più gravi, l'applicazione dei provvedimenti previsti dalle Condizioni Generali di Contratto, dal regolamento della struttura ospitante o dalla normativa locale.

Assistenza e assicurazione

Tutti i partecipanti sono coperti dalle garanzie assicurative previste dal programma acquistato.

In caso di necessità durante il soggiorno, il Capogruppo rappresenta il primo punto di riferimento e collabora con:

• la Centrale Operativa dell'assicurazione;
• StudyTours;
• lo staff locale;
• la scuola;
• il campus;
• la famiglia ospitante;
• la famiglia del partecipante.

Qualora fosse necessario attivare le coperture assicurative, il Capogruppo assisterà il partecipante nelle procedure previste. I dettagli delle garanzie, dei massimali e delle modalità di utilizzo sono riportati nella documentazione assicurativa consegnata prima della partenza.

Per maggiori informazioni consulta anche la pagina Salute e assistenza medica.

Conosci il tuo Capogruppo

Quando il gruppo sarà definitivo, nella tua area riservata MyStudyTours sarà disponibile la sezione Conosci il tuo Capogruppo.

Qui potrai consultare:

• nome e cognome;
• fotografia;
• recapito telefonico;
• copia del documento di identità, quando necessaria per pratiche amministrative come la Dichiarazione di Accompagnamento.

Il Capogruppo e lo staff locale

Durante il soggiorno il Capogruppo collabora costantemente con le figure presenti nella destinazione, tra cui:

• Campus Manager;
• Activity Manager;
• Course Director;
• docenti;
• staff del campus o della scuola;
• rappresentanti locali.

Pur lavorando in stretta collaborazione con tutte queste figure, il Capogruppo rimane il principale referente StudyTours per studenti e famiglie durante tutto il soggiorno.

Loco Parentis

Per alcuni programmi, in particolare negli Stati Uniti e in Canada, può essere richiesto il Loco Parentis Form. Quando previsto, il documento autorizza il Capogruppo ad agire, nei limiti indicati nel modulo, nell'interesse del minore nelle situazioni urgenti che possono verificarsi durante il soggiorno.

Il Loco Parentis Form:

• non trasferisce la responsabilità genitoriale;
• non sostituisce la Dichiarazione di Accompagnamento;
• è richiesto esclusivamente per i programmi indicati da StudyTours.

Per maggiori informazioni consulta la pagina Documenti di viaggio.

Cosa non può fare il Capogruppo

Il Capogruppo non sostituisce:

• i genitori nell'esercizio della responsabilità genitoriale;
• i medici o il personale sanitario;
• le autorità locali;
• il personale della scuola;
• le forze dell'ordine.

Le decisioni relative ai controlli di frontiera, agli aspetti sanitari, alle disposizioni delle autorità competenti o all'ingresso nel Paese rimangono di esclusiva competenza dei soggetti preposti.